Si l’on peut affirmer que les chemins des transactions papier et électroniques mènent à la même destination, on peut également affirmer que l’une est beaucoup plus rapide que l’autre. Dans un monde de turbulences financières et de volatilité des marchés, la rapidité est souvent essentielle.
Tout comme les disques vinyles, les transactions papier ont un attrait nostalgique, mais la question que vous devez vous poser est de savoir si cette ambiance « vieille école » vaut les risques inhérents. Avec le papier, la transmission d'informations cruciales est freinée par le temps nécessaire pour remplir les documents requis, soumettre la commande aux interlocuteurs concernés et attendre le résultat des contrôles de conformité. À ces risques s'ajoute le temps supplémentaire nécessaire pour corriger les écarts si ou lorsqu'un document reçoit une désignation NIGO (Not In Good Order).
- Selon une source de l'une des cinq plus grandes compagnies d'assurance du pays, plus de 5 à 30 % des transactions papier sont bloquées dans le processus d'approbation en raison de problèmes NIGO qui doivent être modifiés pour aller de l'avant.
- En comparaison, on estime également que seulement 10 à 20 % des candidatures soumises via un système électronique de saisie des commandes portent la mention NIGO, ce qui réduit de plus de moitié le risque de traiter une candidature rejetée.
Pourquoi un tel écart existe-t-il entre les deux méthodes ? Eh bien, l’une des raisons est qu’avec les commandes électroniques, les formulaires appropriés sont automatiquement disponibles et présentés au créateur de la commande. Avec les bons formulaires immédiatement à portée de main, le risque de produire des formulaires obsolètes diminue précipitamment. En outre, de nombreuses commandes électroniques vous empêcheront de soumettre vos formulaires en cas de problèmes d'adéquation tels que des données manquantes ou des champs obligatoires incomplets, ce qui réduira encore plus les chances de retour d'une commande (c'est-à-dire le temps perdu loin du commande en cours de traitement avec succès).
La prévalence des capacités de signature électronique directement intégrées aux plateformes de documents numériques est également en augmentation. Plutôt que de rechercher une signature à l'aide d'un PDF qui doit être faxé entre les parties, le logiciel de signature numérique intégré offre un moyen simple et rapide d'acquérir les approbations nécessaires avec un minimum d'allers-retours, améliorant ainsi encore l'efficacité globale.
Quant au processus de révision lui-même, les réviseurs peuvent ajouter des commentaires directement dans les documents électroniques, ce qui élimine le besoin de renvoyer les formulaires à l'expéditeur. Conformément à la nature des accords, plus il y a de chèques ajoutés, plus le processus papier peut devenir lent.
Que votre entreprise ait des mandats, encourage ou ignore l'utilisation des commandes électroniques, cela semble incontesté en termes de rapidité, d'exactitude et de qualité globale.
Les erreurs sont monnaie courante, mais ce n’est pas obligatoire. La saisie électronique des commandes est un excellent moyen de renforcer le flux des demandes dans la seule direction qui fonctionne le mieux : vers l'avant.
